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職位愈高,愈要寫日誌

The More Senior Your Job Title, the More You Need to Keep a Journal
丹.西安帕 Dan Ciampa
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日誌的形式有助於結構式反思。

第一次當上執行長的人,如果能花些時間來學習、思考,可以快速帶來成功。但問題在於,學習或思考的時間都太少。資訊加速襲向他們,此外,現在比過去有更多人想爭取他們的時間和關注,而眼前又堆滿各種需要決定的事,據說全都很重要。

如果是外聘的執行長,不僅得適應新的文化,也還不知道有哪些人能信任。就算是內部升任的執行長,現在的步調,也可能大不同於過去只管一個事業部的時候。不論是外聘或內升,新領導人都得面對大量曝光(最高層領導人沒幾個地方可躲),以及應付各種不實際的期望(可能來自本身或他人)。

新執行長絕不可能完全避免這些問題,只能控制自己要如何反應。我們在步調加速時容易犯錯(特別是在不熟悉的領域),因此只要能找到方法把步調緩一緩,就可能讓情形大大改善。

法國哲學家巴斯卡(Blaise Pascal)曾指出:「人的所有問題,都來自沒辦法自己靜靜坐在房間裡。」他指的並不是靜靜坐在電腦前回覆電子郵件。最佳的思考方法,就是結構式反思;而最能進行結構式反思的方式,就是寫個人日誌。

當初,我在接手一家製造研究、軟體及顧問公司之後,開始寫日誌。當時我非常年輕,公司面對棘手的市場而陷入危機,我也無法確定哪些人可以信賴。在我擔任董事長及執行長的12年間,持續寫日誌,而且在那之後,只要遇到首次升上高位的人,我都建議他們寫日誌。

有充分證據顯示,學習的重要方法之一,就是在腦中重演事件。雖然大腦會記錄並記住當下發生的事情,但若要從自己經歷過的事情中學習(也就是要判斷何者重要、該學習什麼教訓),卻是要到事後,在安靜反思的時候才能做到。

此外,放慢步調進行反思時,也能有更多創意,來解決看似難以理解的問題。舉例來說,我用過一種稱為「第二解決方法」的技巧。假如一群人難以解決一個困難的問題,可以先腦力激盪,列出各種可能的解決方法。但先別急著判斷優劣、想選哪個選項,而是要設法找出所有的可能性。我發現,最好的辦法就是先請大家休息一下,等到重新回來開會時,再問:「還有另外想到什麼嗎?」屢試不爽,這個簡單的問題總是能再多列出50%的選項,而且常常品質更佳。經過實驗,我發現第一段與第二段會議時間之間的休息時間,比待解決的問題更重要。而寫日誌就是用一種有效、有效率、個人便可進行的方式,讓自己休息一下。

日誌中記載的事項,不僅記錄發生了什麼事,也記下我們當時情緒上的反應;把這些事記下來,就能讓我們用更清楚完整的觀點來看待事情。另外有些時候,這就像是在腦中預演,設想如何應付一些特別敏感、無法和別人討論的議題。此外,如果想好好思考一些重大決策、測試個人的邏輯,日誌也是最佳的方法。

雖然寫日誌的方式,會依每個人的個性、風格和情況而不同,但還是有些原則能達到最佳效果。第一,發生了覺得值得學習的事件之後,應該盡快寫下筆記,理想上是在當天寫好。超過24小時,就可能漏掉真正造成最重大差異的小細節,以及真正的原因。

第二,每則記事一開始應寫下「主要結果」,也就是在標題就清楚點出最重要的結果。接著列出造成這項結果的主要原因;要抽絲剝繭、問自己五次「為什麼」,一層一層找出之前發生什麼事,探查出細微的根本原因。(我記得有一次重看自己的日誌,才發現有幾次的重大決策,都是因為在爭論過程的正確時機上,問了對的問題,才有好的結果。幸好我的日誌內容夠詳細,讓我發現每次都是同一位部屬問了對的問題,於是我變得更重視他的意見。)第三,要回想那些影響決策的情緒,以及為何會產生那些情緒。第四,找出你能從這整件事學到什麼,下次可以如何改進。

很多人會選擇以電腦或iPad寫日誌。這麼做效率可能比較高,但寫日誌的重點並不在效率,而是要讓自己反思,把步調緩一緩,以便得到最高的學習效果。因此,手寫可能效果更好。小說家保羅.索魯(Paul Theroux)就曾說他選擇用正常速度手寫,原因在於「我筆寫的速度,似乎就是我的想像力能找到最佳用詞的速度。」他提到《新聞週刊》(Newsweek)2011年的一篇文章曾指出:「腦部掃描顯示,比起打字,手寫會用到更多大腦區域,寫在紙上的事情也更容易記住。」

既然寫日誌的好處這麼多,為什麼很少有領導人做這件事?

● 寫日誌需要時間,而時間是最寶貴的資產。寫日誌需要反思,最好在安靜的情況下進行,但領導人很少有安靜的時刻。

● 有時候,寫日誌會逼人回想那些想盡快忘記的事。雖然這是學習的必要過程,還是令人不愉快。

● 許多領導人都想盡快迎向下一個挑戰,因此,「反思」並不是他們樂於進行的優先事項,或許,也沒有太多反思的經驗。

● 寫日誌就跟使用任何工具一樣,需要一段時間才能找到使用的最佳方式。這裡提出的方法,也不是一下子就能完善運用,需要經過許多嘗試與錯誤。

與日誌能帶來的好處相較,以上提到的都只是些小缺點。把步調放慢,就能想得更清楚且完整、判斷更有效,也能知道該多做哪些事情、該改變哪些事情。還有另一項結果,重要性不下於任何其他事,那就是可讓你覺得能掌控一切,因而提高你的滿足感。所有領導人的工具箱裡,都該有「個人日誌」這個工具。(林俊宏譯)



丹.西安帕 Dan Ciampa

曾任企業執行長、企業董事會和執行長的顧問,著有五本書,其中包括與麥可.瓦金斯(Michael Watkins)合著的《從頭開始:如何扮演領導人新角色》(Right from the Start: Taking Charge in a New Leadership Role, 1999, HBR Press),也曾為本刊撰寫多篇文章,包括〈新官陣亡誰之過?〉(After the Handshake)。


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