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哈佛教你做好自我管理

哈佛教你做好自我管理

實現你的豐富人生

Be a Better Leader, Have a Richer Life
史都華.費立曼 Steward D. Friedman
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傳統的觀念認為,工作和其他生活領域是難以兼顧的。其實,卓越的領導力,可運用到各個層面。因此,只要採取幾個聰明的步驟,來整合工作、家庭、社區和自我等四個領域,就會成為生產力更高的領導人,並擁有更充實的生活。

我從事研究與企業教練工作二十多年,曾遇過不少自認有志難伸、壓力沉重,或是原地踏步的主管。他們放棄在某個或更多生活層面中力求表現,也沒有把個人領導力,運用在工作、家庭、社區、自我(包括身、心、靈)等所有的生活領域中。當然,我們在扮演不同的角色時,總會遭遇某種壓力。大家往往認為,這是個零和賽局,有一得必有一失,但這種看法毫無道理可言。比較合理的做法,是在四大生活領域中追求卓越表現,達到所謂的「四贏」,也就是在這些領域之間尋找共同價值,而不是兩害相權取其輕。

我在華頓商學院(Wharton School)與全球許多公司和研習會當中, 教授「完全領導」(Total Leadership)課程,主要的概念就是創造四贏。會以「完全」為名,是因為課程內容涉及完整的人;又因為內容是要帶動持續性的改變,使你和周遭最重要的人都能受惠,所以也是「領導」。

按部就班爭取四贏

獲得四贏的第一步,是認清你對目前和未來的各個生活領域,抱有什麼期望、會有什麼貢獻,並周全地考慮到你最重視的人,以及你們對彼此的期望。下一步,是有系統地設計和執行精心策畫的實驗,在短期內做某件新鮮事,觀察它對四大生活領域的影響。假設某個實驗行不通,就終止或調整,這麼做的損失不大。如果實驗行得通,就是一項小成就了;這些成果累積一段時間後,你會漸漸把努力的焦點,完全放在最重要的人與事上。不論以人或以事為重,你都會在所有的生活領域中,學到更多的領導技巧。

這個過程不必承擔極大的風險,反而因為需要提出務實的期望、推動你能掌控的短期改變,並取得周遭人士毫不保留的支持,因而無往不利。舉例來說,我在2005 年的某個研習會中,認識一位經理人肯尼斯.陳(Kenneth Chen;以下的名字都是化名)。當時,他的工作目標是升任執行長,但還有其他目標,而且表面上看來,那些目標可能會彼此衝突。最近,他搬到費城,並打算多參與一些社區事務,也希望鞏固家庭關係。為了進一步達成這些目標,他決定加入某個市立社區委員會,這麼做不但可磨練他的領導技巧、支持他完成工作目標,家庭領域也能受惠,而且可進一步向他擔任老師的姊姊看齊,她每天都回饋社區。另外,他希望未婚妻也加入社區委員會,這麼一來,兩個人便可以一起行善,他也會覺得精神富足、更有朝氣,進而增強他在職場上的自信。

大約在三年後的現在,他向我透露,他不僅和未婚妻共同加入社區委員會,而且即將正式接任執行長。由於他在許多方面的作為,更符合個人價值觀,因此在所有的生活領域中,都成為更優秀的領導人。他運用創意提升各領域的表現,並鼓勵別人更巧妙地整合不同的生活領域,藉此領導他們改善個人表現。

肯尼斯並不是特例。研習會的其他參加人員,在課程開始和結束之際,都會進行自我評量,他們的報告都顯示自己的表現有進步,而且,一度彼此扞格的生活領域,也變得更和諧。在一項為期四個月的研究中,受訪的三百多位平均年齡35 歲的商界專業人士,對職場生活、家庭生活、社區生活的平均滿意度,分別提高20%、28%、31%。他們最顯著的變化,大概是對自我的滿意度提高了39%;自我滿意度包括身心健康、知識、心靈成長等方面。不過,受訪者也透露,他們在工作、家庭、社區、自我等生活領域的表現也都改善了,各個領域分別進步9%、15%、12%、25%。弔詭的是,這些收穫都是他們減少工作時間,花更多時間在其他生活領域的結果。他們採取更聰明的工作技巧,對工作的專注、熱情、投入的努力也增加了。

雖然每年有數百位各階層領導人上過這門課,但你不需要參加任何研習會,就能發掘值得嘗試的實驗。發掘過程相當直接,但並不輕鬆。我接下來會摘要敘述這個過程,並帶領讀者逐步了解,設計和執行創造四贏實驗的基本原則。

展開完全領導過程

「完全領導」的概念,是以下列三個原則為基礎:

■ 真實:釐清重要事項,抱著真誠的態度行事。

■ 完整:尊重完整的人,抱著誠信正直的態度行事。

■ 創新:實驗處事方法,抱著創造的態度行事。

在展開這個過程時,應先思考、記錄,並和同儕教練討論,以便了解你的核心價值觀、領導願景,以及目前你的行為和價值觀是否一致,也就是釐清重要事項。在這個階段和整個過程中,同儕教練給予的輔導很重要,因為外界的觀點,可為你的構想提供建議與挑戰,讓你從新的角度,看待創新的可能性,並督促你身體力行。

接下來,你應該在所有的領域中,發掘最重要的「關鍵利害關係人」,以及你們對彼此的表現有什麼期望,然後與他們討論。你也許會和大多數的研習會學員一樣意外地發現,這些關鍵利害關係人對你的要求,其實和你原先想像的不同,也不如你想像中那麼多。

這些見解可為你創造機會,使你更聰明地集中注意力、激發創新行動。現在,你會比較確定哪些事情最重要,對你的核心團體(inner circle)也會有較完整的概念,接著會開始發現改善生活的新途徑,讓自己和周遭人士過得更好。

下一步,是設計幾個實驗,然後在你能掌控的某段時期嘗試一番。最好的實驗,可讓你的利害關係人跟你一樣渴望改變。

設計實驗

追求四贏,就是要設法帶來改變,以實現多種目標,使每個生活領域都受益。在工作領域中,典型的實驗目標,可能包含以下幾個大項目:善用新的機會提高生產力、減少隱性成本、改善工作環境。家庭和社區領域的實驗目標,可能是要改善人際關係、對社會做出更多貢獻。自我領域的實驗目標,往往與促進健康,以及尋找更重要的人生意義有關。

你在思考實驗目標時,應該考量到關鍵利害關係人的利益和意見,以及因你預期的改變,而可能受影響的那些人的利益和意見。舉例來說,肯尼斯.陳在研究加入某個社區委員會的構想時,便徵求上司的意見,因為他的上司曾在許多委員會服務,另外也徵詢公司慈善董事和人力副總裁的意見,並因此獲得他們的支持。肯尼斯服務的公司了解,他參加社區委員會,可培養領導技巧和發展社交網絡,這對公司也有好處。

一般來說,三個實驗中,有兩個會相當成功,一個注定失敗。

有些實驗只對單一領域有利,但其他領域也會間接獲益。舉例來說,如果你每星期撥出三個早上做運動,除了可直接改善健康,還會間接增強活力、提升自信,進而成為更好的父親和朋友。另外還有一些活動,會同時牽涉到所有的生活領域,也直接對所有的生活領域都有好處,例如,陪伴孩子跑完半場馬拉松,為你公司贊助的慈善活動募款。無論得到直接或間接好處,實驗目標都是達到四贏,這樣才能帶來可長可久的改變,讓大家雨露均霑。預期的收穫,必須經過一段時間的累積,才看得到成果,因此切記:有些好處可能不是很明顯,例如,未來的職涯升遷機會,或是可提供重要關係的人脈。

原則1:發掘可能性

敞開心胸,接受可能發生的結果,並盡量努力思考多種可行的實驗。用一、兩句話,來敘述你打算在每項實驗中採取什麼行動,這時可自由發揮想像力,暫時不要擔心各種潛在障礙。

構思可為所有生活領域帶來好處的實驗,乍看之下,這可能是個艱難的任務。畢竟,如果這個任務很輕鬆,一般人就不會在工作和其他生活領域之間,感受到這麼大的壓力。但我發現,大多數人一旦按部就班地接受挑戰,就會了解這件事沒有那麼困難,而且會像拼圖遊戲一樣有趣。只要牢記這些實驗應配合你的特殊狀況,就會得到特別多的樂趣。你的實驗或許、也的確可以採取多種形式,但我和研究團隊過濾了數百種實驗設計後發現,它們多半可粗分為九個類型(見邊欄:「如何設計改善所有生活領域的實驗」,裡面提到的九類實驗,可為你的構想理出頭緒)。

有一種實驗,是改變工作地點和時間。某位研習會學員,是一家全球性水泥製造廠的銷售總監。為了避免長時間通勤,他打算每星期透過電腦連線,在地方圖書館工作一天。這種做法違反公司文化,公司向來不贊成員工遠距工作,但每個人都會因這項改變而獲益,銷售總監不但有較多的時間,去追求工作以外的興趣,工作參與感和生產力也隨之提高。

另一種實驗,與定期自省有關。舉例來說,你不妨記錄自己在某個月內的活動、想法和感受,並觀察不同的活動,如何影響你的工作表現和生活品質。還有一種實驗,著重在個人時間的安排與規畫,例如,嘗試新的實驗方法,來協調你對工作和其他領域所花的心力。

一般人在談論工作和其他生活時,往往會強調這些領域之間的區隔,例如,我陪伴家人時,如何不受辦公室打擾?我要怎麼做,才能避免分心,專心工作?不過,在某些情況下,淡化而非強化某些領域之間的界線,說不定會更好。有些實驗方法,會讓我們很難維持各領域間健康的界線,也可能促使我們用更有效、更令人滿意的方式,來模糊這些界線。我們要面對的挑戰,是學習如何巧妙地善用實驗。聰明的實驗可為你提供增進實驗技巧的機會,重點是要發掘多種可能性,找到適用於特殊個人狀況的做法。

所有成效卓著的實驗,都必須質疑有關工作方式的傳統假設。前面提到的銷售總監,就是這麼做的。如果你很清楚,自己的目標是改善所有領域的表現,就比較容易放手一搏,並採取創新的行動,而且你會收集資料,了解實驗造成的影響,以判斷實驗是否可行。

不論你選擇哪一種實驗類型,最有用的實驗都有某種彈性,不會太容易,也不會令人退避三舍。旁人或許會覺得,你的實驗平庸無奇,但別人的想法不重要,重要的是,你把實驗看成難度適中的挑戰。

原則2:選擇、起步、調整

思考各種可能性,就是練習自由發揮想像力。但進入採取行動的階段後,一次嘗試三種以上的實驗,就不切實際了。一般來說,三個實驗中,有兩個會相當成功,一個注定失敗。因此,你會獲得一些小成果,並學到有用的領導技巧,而不至於力不從心。現在,你的優先任務是把實驗項目減到最可望達到效果的三項,然後評估它們是否會產生下列結果:

■ 為你的投資,帶來最大的整體回收。

■ 如果你不做某個實驗,會讓你錯失良機、悔不當初,因而付出最高代價。

■ 讓你有機會練習最想培養的領導技巧。

■ 可參與更多你想做的事,並從中獲得最大的樂趣。

■ 進展最多,最接近你憧憬的生活方式。

然而,一旦你選擇並展開實驗,就要有所準備,為某些無法預見的情況做調整。不要過度堅持任何實驗計畫的細節,因為你會在某個階段,遇到始料未及的突發狀況,而必須變通。舉例來說,一位我姑且稱為「林姆」的主管選擇的實驗,是參加芝加哥馬拉松活動。他已感到身材走樣導致活力衰減,在職場和家庭中的專注力也因而降低。當時,他太太「裘安」懷了第一胎,起先她很支持這項計畫,認為從事長跑訓練,須具備專注力,還可宣洩體力,讓林姆成為更好的父親。林姆家族擁有深厚的運動傳統,裘安也是一位成就不凡的運動員。林姆與上司、同事一起受訓,大家都認為這件事不僅有益健康,也可以改善職場溝通,因為大家在受訓期間會共度許多時光。

你也許可以對人說:「我們先試試這個方法,要是行不通的話,我們再恢復原先的做法,或是嘗試不同的做法。」

但隨著預產期一天天接近,裘安卻變得憂心忡忡。她告訴林姆,她很擔心他可能受到運動傷害,其實她掛慮的是,林姆花了太多時間從事這項運動,等到家裡最需要他幫忙時,說不定他沒有力氣幫忙。為了讓裘安放心,林姆保證會照顧家庭,並做了調整,準備展開另一個實驗,接著就採取必要的行動,以便每個星期四下午,都能在家工作。他必須建立新的工作技巧,而且每個月寄一份備忘錄給上司,摘要報告他在家上班那幾個下午完成的工作。他還買了一條嬰兒背帶,好讓他在家中工作時,可以把剛出生的兒子帶在身邊。

後來,林姆參加馬拉松當天,裘安不但帶著寶寶去幫他加油,當她看到林姆體力快要不支時,還陪他跑完後半段路程,以便從旁打氣。林姆接受訓練和在家工作期間,他所屬單位的績效有改善,員工士氣也提高。大家一致認為,公司變得較有彈性。公司也鼓勵他們發揮更多創意,來設法完成個人的工作。這件事在公司內部傳開後,各階層主管也開始提出一些構想,將更多注意力放在職場生活的其他層面,並因此建立更堅強的團體意識。

花時間進行設計良好的實驗,幾乎總能獲得回報,因為你會學習到如何在所有的生活領域中,運用有創意的新方法。而且,如果你的實驗得到好結果(通常是這樣,但不見得每次都如此),大家都會從中受益,包括你自己,以及你的事業、家庭和社區。

評估進展

導致實驗失敗的唯一因素,是無法從中學習。因此,記錄有用的數據很重要。得到結果固然勝過一事無成,但光是達成目標,仍無法使你進一步變成自己心目中的領導人。失敗的實驗,可為你和周遭人士提供資訊,幫助你在將來創造更好的實驗。

在邊欄「如何得知實驗行得通」中,肯尼斯.陳說明如何評估自己的實驗進展。他用這張簡表,說明自己打算在四個領域創造哪些好處,以及如何評估這些好處是否實現了。如果你想為自己設計記分卡,每一項實驗用一張紙做紀錄。先在每張紙的頂端寫下一段簡要說明,然後在第一欄記錄你為各領域設定的目標。在中間欄寫下實驗結果數據,包括你如何評估各領域目標的達成情況。在第三欄則記載你的行動數據,包括打算採取的實驗步驟。你開始執行計畫後,說不定會發現最初訂定的一些指標,不是太廣泛,就是太模糊。因此,在實驗過程中,應隨時修訂計分卡,使它發揮更大的用處。重點是,尋找實際可行的方法,來評估實驗成果和進展,而且要知道,你的做法只適用於你和利害關係人。

研習會學員曾使用五花八門的數據,包括減少出差節省的成本、防止電子郵件遭到誤解的次數、對居家時間的滿意度、在青少年中心擔任志工的時數等。這些數據可能主觀或客觀、重質或重量、由你或別人提供,或是來自持續的觀察或間歇的觀察。在提到做某件事的頻率時,不妨想想看:對於自己做過的事,你能記得多久?舉例來說,假定你打算節食,以改善健康、增進活力、加強重要的人際關係,食物攝取量就成為一個重要數據,但你會記得兩天前吃了哪些東西嗎?

小成果大改變

你選擇的實驗,不該讓你的生活方式,發生影響所有層面的巨大改變。野心太大的設計,往往會以失敗收場,因為內容繁雜,難以應付。最好的實驗,既可讓你嘗試新做法,又能將改變必然招致的風險降到最低。一旦風險變小,會較容易克服失敗的恐懼,而不致阻礙創新。你會開始看到一些結果,別人也會注意到這些成就,進而鼓勵你再接再厲,使你得到關鍵利害關係人的支持。

透過實驗創造小成果的另一個好處,是打開某些機會的大門,如果不做實驗,這些大門就會關上。也許你可以對支持某個實驗決定的人說:「我們先試試這個方法,要是行不通的話,我們再恢復原有的做法,或是嘗試不同的做法。」把實驗當作一項嘗試,可減少別人的抗拒,因為如果他們知道這不是永久的實驗,而且,可根據他們預期的表現,來決定實驗是否可行,就較可能嘗試新方法。

不過,「小」是個相對的形容詞,某件事在你眼中看來是一小步,別人卻可能覺得是一大步。因此,請不要混淆這個字的意思。另外,這個字和你最後帶來的改變範圍或重要性,也沒有關係。為了實現某個重要的構想,而採取一些小步驟,是大幅度改變的基礎。因此,雖然某個實驗可能只有幾個小行動,目標卻很大。五十歲的「伊斯梅爾」是一位成功的企業家,他是某家工程服務公司的執行長。他說明他的第一個實驗目標是:「重整我的公司,以及改造我在公司裡的角色。」這可不是個小目標,剛開始,他根本沒有頭緒。

後來,伊斯梅爾設計了幾個實際可行的步驟,並逐漸朝這個重大目標邁進。最初的幾項嘗試,都是可輕易完成的小實驗。他提出一個新方法,讓同事和妻子用來跟他溝通,並開始嚴格遵守陪伴家人與上教堂的時間。當他想設法騰出更多餘暇,便展開幾個授權實驗,使組織架構扁平化。這些小成果橫跨幾個生活領域,最後果真讓公司和他的角色成功轉型。伊斯梅爾著手進行實驗一年半後,某次他與我談話時承認,他曾因再也無法掌控某些戰術性的業務,而難以面對現實,但他形容他的實驗,「可證明先打贏幾場小仗,最後再贏得整場戰爭的概念,是可行的。」現在,他和領導團隊都對公司新的組織架構更有信心。

做好迎接挑戰的準備

每個來參加完全領導課程的人,都各有不同的理由。某些人自認有志難伸,因為他們並不熱愛自己的工作。有些人自覺不夠誠實,因為他們的行為不符合個人價值觀。某些人產生疏離感,與他們重視的人少有連絡,彼此隔絕。他們渴望擁有更牢固的人際關係,以及建立信任感和豐富的社交網絡。還有一些人故步自封,雖然想運用創造活力,卻不知道該怎麼做(有時是缺乏勇氣)。他們自認失去掌控權,與他們重視的一切格格不入。

我直覺認為,你手邊擁有的四贏策略,比你想像的多。它們等著你善加利用,你必須知道如何搜尋這些方法,並獲得追求這些方法的熱情與支持。完全領導課程可提供一份藍圖,讓身為領導人的你,了解如何保持真實、完整和創新,並協助你依據各個生活領域關鍵人物的標準,達到更好的表現;在所有的生活領域中,過得更愉快;藉由增加手邊資源的方式,整合所有的生活領域,使它們更和諧。只要做好準備,也願意接受挑戰,不論處於哪個職涯階段、目前在哪一種職位,你都能成為更好的領導人,過更充實的生活。

(譚家瑜譯自“Be a Better Leader, Have a Richer Life,”HBR , April 2008)



史都華.費立曼 Steward D. Friedman

賓州大學(University of Pennsylvania)華頓商學院管理實務教授,以及「工作/ 生活整合計畫」(Work/Life Integration Project)領導課程創辦總監,曾任福特汽車領導發展中心(Leadership Development Center)主管。著作等身,主題包括領導力發展、工作與生活整合,以及改革動態,著有《完全領導》(Total Leadership:Be a Better Leader, Have a Richer Life , HBP)一書。


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