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團隊力

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2007年11月號

打造無紙化交易

Break the Paper Jam in B2B Payments
史帝夫.貝瑞茲 Steve Berez , 阿爾潘.謝斯 Arpan Sheth
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  • "打造無紙化交易"

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電 子 發 票 與 付 款 系 統 雖然號稱可以為企業對企業交易(B2B)帶來很大的好處,例如節省成本、迅捷、透明度,但始終無法快速普及。大約有70%的美國企業對企業交易,仍使用紙本的發票與支票。貝恩公司(Bain & Company)估計,每年管理這些交易的支出約達1,160億美元。

電 子 發 票 與 付 款 系 統 雖然號稱可以為企業對企業交易(B2B)帶來很大的好處,例如節省成本、迅捷、透明度,但始終無法快速普及。這套技術本身已經有很大的進展:技術愈來愈健全,而且包括美國運通

(American Express)與摩根大通(JP Morgan Chase)在內的大型金融服務公司,都與付款軟體開發商合作管理這些系統。但紙本作業還是最普及。大約有70%的美國企業對企業交易,仍使用紙本的發票與支票。貝恩公司(Bain & Company)估計,每年管理這些交易的支出約達1,160億美元。

一次到位或分段轉換

該怎麼打破這種紙本氾濫的情況?首先,企業必須徹底了解EIPP(電子發票遞交與付款系統)的好處,這套系統可以讓賣方寄送電子帳單給買方,買方則可以對照發票與採購單,並透過金融服務供應商的線上平台授權付款。根據我們的分析,EIPP可以讓應付帳款的管理費用減少50%以上,而且處理發票的速度更快。處理過程加快,買方就可以用即時付款來爭取折扣。

其次,買方公司應該要懂得如何吸引供應商加入線上付款。根據我們的研究,通常要等到買方的發票有一半以上是透過線上處理,才能完全享有EIPP的好處,因此,迅速讓供應商改採線上收付款是很重要的。有些公司可以一次就完成轉換,有些公司則是分階段快速進行轉換。

總部位於賓州的肯納金屬(Kennametal),是供應機械零組件與先進工具及材料的全球性企業,約有18,000個供應商。對大多數供應商來說,肯納金屬是它們的最大客戶之一,因此肯納金屬影響力很大,可以一次就要求所有供應商全部轉換成線上收付款。在EIPP廠商的協助下,肯納金屬負責轉換事宜的團隊向供應商說明,在轉換時如何盡量減少混亂。這套系統順利運作之後,肯納的付款管理費用減少三分之二,處理成本降為每張發票只需九美分,降幅高達90%。

紐約的史隆凱特琳紀念癌症中心(Memorial Sloan-Kettering Cancer Center)向大型醫療器材供應商購買沒有現成替代品的醫療用品,並向許多其他供應商採購非常專業的服務。要說服供應商轉換,需要靈巧的手腕,還要像執行作戰計畫般地協調各方。

不加人手卻效率倍增

史隆凱特琳中心將轉換過程分成三個階段,從2003年開始進行。為求第一階段快速成功,它進行了為期九十天的閃電行動,讓五十家供應關鍵材料與用品的供應商轉換系統。第二階段則針對交易量和紙本使用量都很大的供應商,它們轉換為線上收付款後,可以節省的成本最多。最後階段的目標對象,是那些常為特定病患情況量身訂做醫療技術服務的供應商。史隆凱特琳中心縮短付款給所有供應商的週期,但也規定轉換到EIPP是續約的必要條件。目前,這套EIPP系統每年處理877,000次付款,這幾乎是當初剛開始採用這套系統時的兩倍,而且不需要增加人手。

過去買賣雙方的相互依賴關係阻礙導入新技術,但隨著愈來愈多企業開始使用EIPP,這種依賴關係或許反而提供了最大的助力,終於實現網際網路承諾的「無磨擦商務」(frictionless commerce)。

(林奕伶譯自“Break the Paper Jam in B2B Payments,” HBR, November 2007)



史帝夫.貝瑞茲 Steve Berez

(steve.berez@bain.com) 貝恩公司(Bain & Company)合夥人,駐在波士頓。


阿爾潘.謝斯 Arpan Sheth

(arpan.sheth@bain.com) 貝恩公司合夥人,駐在紐約。


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